Comment déléguer la gestion de vos emails ?

Combien passez vous de temps à lire vos e-mails? Et pour cela j’entends la lecture, la suppression, le temps de répondre… Tous vos emails ne méritent pas la même attention. Faut-il prendre un assistant pour faire le tri et lire vos emails ?

Un assistant permet de réduire le fardeau de la gestion des e-mails que certains filtres ou règles automatisées ne peuvent pas faire.

1. Quoi déléguer ?

Si l’idée de céder le contrôle de votre boîte de réception à quelqu’un d’autre vous fait peur, alors vous n’avez pas à leur donner un accès complet. Vous pouvez commencer par seulement déléguer certains types d’emails.

Si vous souhaitez conserver plus de contrôle, je vous conseil la création d’une deuxième adresse e-mail où vous pouvez soit donner accès à votre assistant à votre adresse principale et que vous avez les informations confidentielles envoyées à la deuxième adresse. Ou sinon re-router certains types d’emails vers un 2eme compte.

2. Mettre en place un process

En établissant les règles de base, il est important de définir clairement les attentes avec votre assistant, on vous recommande d’utiliser les services de délégation (comme ceux offerts par Gmail et Outlook) qui permettent aux autres d’accéder à votre boîte de réception sans abandonner votre mot de passe.

Il faudra décider à l’avance si votre assistant répondra à votre courrier entrant à votre nom , ou sous leur propre nom. Il faut aussi clarifier combien de fois par jour votre assistant doit regarder vos emails.

3. Préparer des réponses et scénario

Il est préférable de fournir à votre assistant des ébauches et modèles de réponses qu’il pourra ré-utiliser puis personnaliser en fonction du destinataire.

L’email est une énorme partie de la charge de travail pour la plupart des professionnels, en faisant appel à un employé de confiance pour vous aider, vous gagnerez alors du temps.